教你10招使圖表更具表現力

 

7月30日 周四 18:20 - 19：30

華安泰學(xué)院（大會(huì )議室）

 

 

導讀

Excel作為Office辦公軟件中的表格工具，收集整理數據異常方便，對信息呈現爆炸式增長(cháng)的今天，無(wú)論是對于任何一個(gè)崗位來(lái)說(shuō)數據的收集、整理、處理變得更為重要。使用它對于大多數人來(lái)說(shuō)可能沒(méi)問(wèn)題，但要用好它就不是一件易事了。今天華安泰財務(wù)部資深會(huì )計鄭老師就和大家分享Excel使用時(shí)有哪些常用技巧。

 

 

今天，我們按照慣例點(diǎn)名一位主持人——“楊博士”為大家主持。

主持人:“華安泰的兄弟姐妹們，大家晚！上！好！”

全體：“好！牛！Oh yeah！”

主持人:“今天我也是臨時(shí)接到通知來(lái)主持，準備不是十分充分。請大家大大方方地拿出十二分的學(xué)習熱情，積極參與到今天的課程。今天的講師特別厲害！一看就知道鄭老師是資深的。我敢說(shuō)全公司最擅長(cháng)Excel的就屬財務(wù)部了，鄭老師作為老牌會(huì )計，被我們邀請來(lái)分享《如何在Excel中制作圖表》。在我們的日常工作中，經(jīng)常會(huì )用到Excel來(lái)統計和分析，而我們的掌握水平也千差萬(wàn)別。所以今天的課程，大家要不要聽(tīng)？”

全體：“要！”

主持人:“現在我們把寶貴時(shí)間交給鄭老師。”

 

···

以下是干貨分享：

1以最快的速度來(lái)美化表格

在最新的Excel工作表中，用戶(hù)可以將注意力全部集中在重要數據的輸入上，而不必花費任何心思在表格的格式設定與外觀(guān)的操作上，從而減少勞動(dòng)量。讓Excel來(lái)幫助你以最快的速度完成表格的美化工作。操作步驟如下：

1.定位到包含數據的任意單元格中。

2.在“開(kāi)始”選項卡的“樣式”組中，選擇一款“套用表格格式”。

3.此時(shí)彈出“套用表格式”對話(huà)框，指定表數據的來(lái)源。

4.單擊確定按鈕，就會(huì )自動(dòng)為表格添加標題文字顏色、標題單元格填充色以及隔行填充色，并且還會(huì )把表格區域轉化為列表，得到列表的諸多功能，如自動(dòng)篩選等。

2自動(dòng)套用適當格式與自動(dòng)創(chuàng )建計算列

當你需要為已有的表格添加新列時(shí)，Excel能夠自動(dòng)套用已有格式，無(wú)需進(jìn)行重新設置。此外，在Office Excel表格中，可以快速創(chuàng )建一個(gè)計算列。計算列使用一個(gè)適用于每一行的公式，它可以實(shí)現自動(dòng)擴展以包括附加行，從而使公式也立即擴展到這些行中。只需將公式輸入一次，而無(wú)需使用“填充”或“復制”命令。具體操作步驟如下：

1.當你想添加新列時(shí)，只需在Excel表格的右側輸入新字段名稱(chēng)，按【Enter】鍵后便會(huì )自動(dòng)增加一列并自動(dòng)套用適當格式。

2.定位到“E3”單元格輸入計算合計的公式，按【Enter】鍵后，會(huì )自動(dòng)將公式填充至列表末尾，計算出所有合計金額，自動(dòng)創(chuàng )建計算列。

如果表格很長(cháng)，你也不用像以前那樣向下拖拽總是找不到末尾，使用起來(lái)方便多了。

 

3通過(guò)漸變顏色直觀(guān)地掌握數據的整體分布情況

在一個(gè)單元格區域中顯示雙色漸變或三色漸變，顏色的底紋表示單元格中的值，并且漸變顏色能夠智能地隨數據值的大小而改變，非常強悍吧。新版Excel帶來(lái)的全新的“色階”條件格式，讓閱讀者可以更直觀(guān)更舒服的查看。

1.選中需要分析的數據，如“A3:C8”單元格區域。

2.在Excel“功能區”的“開(kāi)始”選項卡中，單擊“樣式”組中的【條件格式】按鈕。

3.在“條件格式”下拉菜單中執行“色階”——>“綠-黃-紅色階”命令。

此時(shí)，表中的具體數據便按照數據的大小，以不同顏色展示出來(lái)，對于數據統計匯總非常實(shí)用，能夠讓人對整體變化情況一目了然。

4用長(cháng)短不一的色條讓數據更具表現力

 

如果你只需要能夠一目了然地查看某一列數據的大小情況時(shí)，怎么辦呢？此時(shí)可以為數據應用“數據條”條件格式，數據條的長(cháng)度即表示單元格中數值的大小。通過(guò)觀(guān)察帶顏色的數據條，可以幫助您省去逐個(gè)對比數值的時(shí)間，從而輕松獲悉一列數據中的最大值或最小值。具體操作方法如下：

1.選中表格中的某一個(gè)單元格區域。

2.在Excel“功能區”的“開(kāi)始”選項卡中，單擊“樣式”組中的“條件格式”按鈕。

3.然后，在彈出的下拉菜單中執行“數據條”——>“藍色數據條”命令。

此時(shí)，應用“數據條”條件格式后，可以顯而易見(jiàn)的看到整列中的數據最大值和最小值，不必去逐個(gè)數據對比看到眼花繚亂。

5利用表格呈現數據的發(fā)展趨勢

通過(guò)利用Excel提供的色彩絢麗、形式多樣的圖標集，可以非?？焖俚匾詧D形化的方式顯示出數據的發(fā)展趨勢，對于掌握整體情況有較好的預見(jiàn)性。操作步驟：

1.選中表示趨勢的數據，在“開(kāi)始”選項卡中，單擊“樣式”組中的“條件格式”按鈕，在彈出的下拉菜單中執行“圖標集”——>“四向箭頭（彩色）”命令，即可為數據添加相應圖標。

2.如果此時(shí)添加的圖標不能滿(mǎn)足需要，還可以單擊“樣式”組中的“條件格式”，在彈出的下拉菜單中執行“管理規則”命令，打開(kāi)“條件格式規則管理器”對話(huà)框。

3.在該對話(huà)框中，選中“圖標集”規則，并單擊“編輯規則”。在隨即打開(kāi)的“編輯格式規則”對話(huà)框中，設置具體的規則（如值的類(lèi)型和大?。?，以顯示不同的圖標。

7迅速制作專(zhuān)業(yè)圖表

Excel為用戶(hù)提供了十分靈巧的圖表設計工具，能夠讓您快速完成專(zhuān)業(yè)的數據統計與分析，輕松制作出專(zhuān)業(yè)的精美圖表。操作方法：

1.選中某一個(gè)單元格區域，單擊“插入”選項卡，在“圖表”組中選擇“餅圖”。

2.隨即出現“圖表工具”，在“設計”選項卡中的“圖表樣式”組中可以看到很多專(zhuān)業(yè)的配色方案，任意選擇一款樣式。再從“圖表布局”組中選擇第1種布局，即可自動(dòng)添加百分比標注。

3.若要設置餅圖上的標注文字，可以右鍵單擊任意一項標注文字，此時(shí)便會(huì )彈出浮動(dòng)菜單（在Word和PowerPoint中也有），它包含了最常用的一些命令，可以在此設置字體顏色和字號等。

以往要做出這種專(zhuān)業(yè)的精美圖表要花很多時(shí)間進(jìn)行設置，而現在用不了1分鐘就能做出來(lái)。

8按顏色對數據進(jìn)行排序

幾乎人人都喜歡五彩繽紛的顏色，在文檔中合理、有效地使用顏色可以顯著(zhù)提高文檔的吸引力和可讀性。如果能夠按顏色對數據進(jìn)行排序和篩選的話(huà)，則是在快速組織和找到所需數據的基礎上錦上添花。使用Excel 2007，無(wú)論是手動(dòng)還是按條件設置的單元格格式，都可以按格式（包括單元格顏色和字體顏色）對數據進(jìn)行排序和篩選。下面就先來(lái)看看如何按顏色對數據進(jìn)行自定義排序。

1.在“開(kāi)始”選項卡的“樣式”組中，利用“條件格式”中的“突出顯示單元格規則”功能為任一單元格區域應用不同的單元格顏色和字體顏色。

2.單擊數據區域中一個(gè)單元格，在“編輯”組中單擊“排序和篩選”按鈕，在彈出的下拉菜單中執行“自定義排序”命令。

3.在打開(kāi)的“排序”對話(huà)框中，指定主/次要關(guān)鍵字、排序依據和次序等，添加4個(gè)排序條件。單擊確定后，數據便按指定的顏色次序進(jìn)行排序了。

9按顏色對數據進(jìn)行篩選

在上一個(gè)技巧中，我們已經(jīng)學(xué)會(huì )了如何按顏色來(lái)對數據進(jìn)行排序，那么如何按顏色來(lái)對數據進(jìn)行篩選呢？別著(zhù)急，答案馬上揭曉。操作如下：

1.利用“開(kāi)始”選項卡的“樣式”組中的“條件格式”中的“突出顯示單元格規則”功能為任一單元格區域應用不同的單元格顏色和字體顏色。

2.單擊數據區域中一個(gè)單元格，在“編輯”組中單擊“排序和篩選”按鈕，在彈出的下拉菜單中執行篩選命令，Excel便會(huì )自動(dòng)為列標題添加自動(dòng)篩選的下三角按鈕。

3.單擊“到期日期”列標題右側的下三角按鈕，在其下拉菜單中執行“按顏色篩選”命令，然后從右側的“按單元格顏色篩選”或“按字體顏色篩選”列表中選擇一種顏色，即可完成篩選工作。

10單元格樣式輕松設置

如果您想在一個(gè)輸入步驟中應用幾種格式，并確保各個(gè)單元格格式一致，可以使用單元格樣式。單元格樣式是一組已定義的格式特征，如字體和字號、數字格式、單元格邊框和單元格底紋。通過(guò)Excel提供的內置單元格樣式，任何一個(gè)用戶(hù)都可以非常便捷地完成格式設置工作。簡(jiǎn)單操作如下：

1.選擇要設置格式的單元格。

2.在“開(kāi)始”選項卡的“樣式”組中，單擊“單元格樣式”按鈕。

3.單擊要應用的單元格樣式。

此外，需要說(shuō)明一點(diǎn)常識，單元格樣式基于應用于整個(gè)工作簿的文檔主題。當切換到另一文檔主題時(shí)，單元格樣式會(huì )自動(dòng)更新以便與新文檔主題相匹配。

學(xué)會(huì )以上介紹的技巧，相信你使用Excel的技能將迅速提升，處理各種表格更加游刃有余，在最省力的情況下，確保數據的準確性和美觀(guān)性。

 

學(xué)會(huì )以上介紹的技巧，相信你使用Excel的技能將迅速提升，處理各種表格更加游刃有余，在最省力的情況下，確保數據的準確性和美觀(guān)性。

 

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